Office Manager (m/f/d)

Permanent employee, Full-time · Munich

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Your mission
As our Office Manager, you’ll be the heartbeat of our office - the go-to person who keeps everything running smoothly and makes sure our workspace is safe, welcoming, and efficient. You’ll create an environment where our team can do their best work, while managing the day-to-day operations with ease and positivity.

  • Be the first point of contact for all things office - from correspondence to communication with internal and external stakeholders
  • Take ownership of Health & Safety and Security, including coordination of external providers, maintaining compliance documentation, and ensuring the office meets all relevant workplace Health & Safety regulations
  • Work closely with facility management - liaising with the landlord and scheduling maintenance or external services
  • Manage business travel – policies, booking tools, supplier negotiations
  • Plan and coordinate office events and meetings - keeping our culture vibrant and connected
  • Partner with the People & Culture team to make onboarding smooth and memorable for every new joiner
  • Handle procurement for office supplies and manage service providers to keep everything running 
Your profile

You’re someone who loves keeping things running smoothly, thrives in a fast-moving environment, and takes pride in helping others succeed. You’re proactive, solution-driven, and always one step ahead when it comes to what the office - and the people in it - need.


What you bring:

  • Several years of experience in office management, administration, or a similar role in a dynamic environment

  • Solid understanding of Health & Safety standards and facility coordination

  • Great organizational and multitasking skills with strong attention to detail

  • Confident using Google Workspace and/or MS Office; experience with travel tools is a plus

  • Comfortable managing suppliers, budgets, and operational processes end-to-end

  • You communicate confidently in both German and English – written and spoken

Your superpowers:

  • Strong communication and relationship-building skills

  • A collaborative mindset - you make teamwork easy and fun

  • Critical thinking and problem-solving - you don’t just spot issues, you fix them

  • Results-focused and confident in making decisions

  • Self-managed, proactive, and able to prioritize independently

  • Calm under pressure - you handle challenges with professionalism and positivity

Why us?
  • The chance to make a decisive impact and shape the future of a dynamic, fast growing tech company while growing with your tasks and responsibilities
  • Flexible and family-friendly working conditions in a stable environment
  • Working in an office in one of the most beautiful, central districts of Munich
  • With the wide range of sports and wellness offers from Wellpass, you can choose from over 9,000 sports and wellness offers
  • An agile team that embodies autonomy and fast decision making within flat hierarchies
  • A unique corporate culture where we emphasize equality, diversity and inclusion
  • A wide range of education and training opportunities
  • An office in one of the most beautiful, central district of Munich
  • An attractive salary
  • Regular onsite events of all sorts (Company Outings, Team events, Checkmk Conference, Conference After Party and more) in a familiar atmosphere
Interested? Then contact us now!
You can get insights about working@checkmk at: 
www.kununu.com/de/checkmk
About us
We are the creators of Checkmk, a leading hybrid IT monitoring software for both cloud-native and traditional infrastructures and applications. Checkmk is available as an open-source and commercial edition. We are a strong team of software developers and DevOps, open-source enthusiasts and nerds who are passionate about helping small and large companies run their complex IT infrastructures reliably. Over the last years we have grown from 20 to over 250 employees to support our customer growth in Europe, the US and beyond. Our colleagues currently work from our Munich HQ as well as across Germany, Italy, Austria, France, Spain, Poland, USA, Singapore and Malaysia.

We are a dynamic, fast growing and easy-going company where positive collaboration is very important. We are more than just colleagues; we have a strong team and a great customer community. For us, high autonomy and flat hierarchies are not just words on paper, but everyday life. With us you don’t work as one of hundreds or on purely theoretical questions but have an immediate positive influence.
   

With our product, we make the lives of thousands of administrators easier and help them in coping with the increasing complexity of IT. Our customers love our product and your work helps to keep it that way!
Deine Aufgaben
Als Office Manager:in bist Du das Herzstück unseres Büros – die Ansprechperson, die dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft und unser Arbeitsplatz sicher, einladend und effizient ist. Du schaffst eine Umgebung, in der unser Team seine beste Arbeit leisten kann, während Du das Tagesgeschäft mit Leichtigkeit und Positivität managst.

  • Sei die erste Anlaufstelle für alle Büroangelegenheiten – von der Korrespondenz bis zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
  • Übernehme die Verantwortung für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie Security, einschließlich der Koordination externer Dienstleister, der Pflege von Compliance-Dokumentationen und der Sicherstellung, dass das Büro alle relevanten Vorschriften erfüllt
  • Arbeite eng mit dem Facility Management zusammen – halte Kontakt zum Vermieter und koordiniere Wartungsarbeiten oder externe Dienstleistungen
  • Verwalte Geschäftsreisen – von Richtlinien über Buchungstools bis hin zu Verhandlungen mit Lieferanten
  • Plane und koordiniere Büro-Events und Meetings – halte unsere Unternehmenskultur lebendig und vernetzt
  • Arbeite mit dem People & Culture Team zusammen, um das Onboarding für jeden neuen Mitarbeiter reibungslos und unvergesslich zu gestalten
  • Kümmere dich um die Beschaffung von Büromaterial und verwalte Dienstleister, damit alles wie am Schnürchen läuft
Dein Profil

Du liebst es, wenn alles reibungslos läuft, Du blühst in einem schnelllebigen Umfeld auf und Du bist stolz darauf, anderen zum Erfolg zu verhelfen Du bist proaktiv, lösungsorientiert und immer einen Schritt voraus, wenn es darum geht, was das Büro – und die Menschen darin – brauchen

Das bringst Du mit:

  • Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Administration oder einer ähnlichen Rolle in einem dynamischen Umfeld
  • Solides Verständnis von Arbeitssicherheitsstandards und Facility-Koordination
  • Großartige Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit ausgeprägter Liebe zum Detail
  • Souveräner Umgang mit Google Workspace und/oder MS Office Erfahrung mit Reise-Buchungstools ist ein Plus
  • Du bist vertraut mit der Verwaltung von Lieferanten, Budgets und operativen Prozessen von A bis Z
  • Du kommunizierst souverän in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich

Deine Superkräfte:

  • Starke Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten
  • Eine kollaborative Denkweise – mit Dir macht Teamwork Spaß und ist einfach
  • Kritisches Denken und Problemlösung – Du erkennst Probleme nicht nur, Du löst sie
  • Ergebnisorientiert und souverän in der Entscheidungsfindung
  • Selbstständig, proaktiv und in der Lage, Prioritäten unabhängig zu setzen
  • Du bewahrst Ruhe unter Druck – Du meisterst Herausforderungen mit Professionalität und Positivität
Warum wir?
  • Die Chance, die Zukunft eines dynamischen, schnell wachsenden Technologieunternehmens entscheidend mitzugestalten und dabei mit Deinen Aufgaben und Deiner Verantwortung zu wachsen
  • Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen in einem stabilen Umfeld
  • Arbeiten in einem Büro in einem der schönsten, zentralen Stadtteile Münchens
  • Mit dem vielfältigen Sport- und Wellnessangebot von Wellpass kannst Du aus über 9.000 Sport- und Wellnessangeboten wählen
  • Ein agiles Team, das Eigenständigkeit und schnelle Entscheidungsfindung in flachen Hierarchien verkörpert
  • Eine einzigartige Unternehmenskultur, in der wir Wert auf Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration legen
  • Ein breites Spektrum an Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Ein Büro in einem der schönsten, zentralen Stadtteile Münchens
  • Ein attraktives Gehalt
  • Regelmäßige Onsite-Events für alle Mitarbeitenden aller Art (Betriebsausflüge, Teamevents, Checkmk Conference, Conference After Party und mehr) in familiärer Atmosphäre
Interessiert? Dann kontaktiere uns jetzt!
Einblicke in die Arbeit bei @checkmk erhältst Du unter: 
https://www.kununu.com/de/checkmk
Über uns
Wir sind die Entwickler von Checkmk, einer führenden hybriden IT-Überwachungssoftware sowohl für Cloud-native als auch für traditionelle Infrastrukturen und Anwendungen. Checkmk ist als Open-Source- und kommerzielle Edition verfügbar. Wir sind ein starkes Team aus Softwareentwickler:innen und DevOps, Open-Source-Enthusiast:innen und Nerds, die mit Leidenschaft kleine und große Unternehmen dabei unterstützen, ihre komplexen IT-Infrastrukturen zuverlässig zu betreiben. In den letzten Jahren sind wir von 20 auf über 250 Mitarbeiter:innen gewachsen, um unser Kundenwachstum in Europa, den USA und darüber hinaus zu unterstützen. Unser Team arbeitet derzeit von unserer Zentrale in München aus sowie verteilt in Deutschland, Italien, Österreich, Frankreich, Spanien, Polen, USA, Malaysia und Singapur.    
    
Wir sind ein dynamisches, schnell wachsendes und unkompliziertes Unternehmen, in dem eine positive Zusammenarbeit sehr wichtig ist. Wir sind mehr als nur Kolleg:innen; wir haben ein starkes Team und eine große Kundengemeinschaft. Hohe Autonomie und flache Hierarchien stehen bei uns nicht nur auf dem Papier, sondern sind gelebter Alltag. Bei uns arbeitest Du nicht als eine:r von Hunderten oder an rein theoretischen Fragen, sondern hast unmittelbaren positiven Einfluss.    
    
Mit unserem Produkt erleichtern wir das Leben von tausenden von Administrator:innen und helfen ihnen, die zunehmende Komplexität der IT zu bewältigen. Unsere Kunden lieben unser Produkt und Deine Arbeit trägt dazu bei, dass das so bleibt!

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